Apply Search
Home > About > Employment > Staff > Part-Time Administrative Assistant

Staff

Part-Time Administrative Assistant

Position: Administrative Assistant

Location: 韦兰浸会大学-普莱恩维尤校区

Division/School: School of Languages and Literature

Supervised by: 语言与文学学院院长

Positions supervised: Student Employees

Hours:  每周29小时(时间可以根据学校每周的需要而调整)

General Responsibilities: The School of L&L’s Administrative Assistant maintains the school’s academic documents and financial records; this includes processing and/or developing several documents, reports, spreadsheets, databases, etc. 熟练使用各种电脑、软件和办公设备. Additional duties include processing academic data; maintaining office files; faculty greeting and communicating with visitors and students; answering and maintaining phone lines; helping with various events; and assisting the dean and associate dean in preparing course schedules, registering students, and organizing special reports; or projects.

Specific tasks and duties:

  1. 在处理敏感材料时具有保密能力
  2. 协助准备学校的学术文件和报告, 处理和开发所有文件, reports, spreadsheets, databases, etc. as necessary.
  3. 协助处理和维护学校的财务记录, 包括监测和征用必要的用品, travel requests, etc.
  4. 维护各种办公室文件(教师文件，学生记录，指导材料等).)
  5. 利用资讯科技沟通, maintenance, 当学校需要电脑或其他维修时，在校园的其他办公室.
  6. 研究和分析机构数据, and create reports, 以及院长或副院长要求的电子表格.
  7. 准备和更新教师和辅助支付文件.
  8. 与供应商合作，确保项目采购和交付的准确性.
  9. 监督学校办公室的基本日常运作，很少或没有监督
  10. 机智、礼貌地维护学校电话线路, 如有必要，处理给适当的教职员工或其他办公室的电话.
  11. 根据需要更新或维护学校网站、社交媒体和相关信息来源.
  12. 与来访者、其他员工和学生礼貌地打招呼和互动.
  13. 根据需要协助注册和招聘活动, 如果暑期注册需要，可能在周六工作.
  14. 协助学校教师进行课程相关活动(教科书订购), photocopying, exam grading, online reporting, etc.)，以及在教室和办公室使用技术.
  15. 雇佣、监督和处理学生员工的考勤表
  16. 创建教室日历和时间表，必要时监督计算机实验室.
  17. 协调和管理指定的特殊项目, 如旅游计划为年度游学和年度出版 Embers and Sparks.
  18. Assist with planning any of L&L的活动(Way-Con，研讨会，语言节，Write to Ignite等等).
  19. 完成交办的其他工作.

以上陈述并不是这个职位的员工所承担的责任和义务的完整清单. 员工可以履行院长指定的其他相关职责.

Minimum qualifications:

  1. Some college education required
  2. Bachelor’s degree preferred

Experience and Knowledge:

  1. 有办公室或文书工作经验
  2. 有财务记录维护经验者优先
  3. 能够在工作场所应用基督教原则

Skills and Abilities:

  1. Must have excellent verbal and written communication skills; some knowledge of Spanish a plus
  2. 必须精通计算机技能(熟悉Word, Excel，电子邮件等).)，并愿意在必要时获得额外的计算机和技术技能.
  3. 必须有优秀的时间管理技巧，自我激励和注重细节.
  4. 必须能够同时完成各种任务，并在灵活的框架内工作.

Conditions of employment:

雇佣有一段介绍期，以监督员工的表现. If hired, 未来的雇员必须在雇佣之日起三(3)天内提交文件，以根据移民和海关执法局(ICE)的要求确定其身份和就业资格。. 必须能驾驶领有牌照的汽车, 有可靠的机动车辆吗, 持有有效的州驾照. 必须拥有并保持良好的驾驶记录.

韦兰浸会大学不会在就业机会或实践中非法歧视种族, color, sex, national origin, age, disability, or any other characteristic.